Договори й рахунки з CRM: як перестати заповнювати їх вручну

Сценарій, знайомий кожному: менеджер відкриває торішній договір, зберігає копію, змінює назву компанії, ЄДРПОУ, суму й дату. Потім помічає, що в тексті десь лишились реквізити попереднього клієнта — або не помічає, і це помічає клієнт.

Ідея шаблонів проста: документ пишеться один раз, а на місці змінних даних ставляться підстановки — назва компанії, код, адреса, сума, номер угоди, дата. Далі система бере значення з картки клієнта й формує готовий файл за одну дію.

Що це реально дає, крім економії часу. По-перше, зникає цілий клас помилок: неможливо забути змінити реквізити, бо їх ніхто не змінює руками. По-друге, документ прикріплюється до угоди, а не живе в теці «Мої документи» на компʼютері менеджера — і коли він у відпустці, договір усе одно можна знайти. По-третє, зʼявляється єдина версія: усі працюють з актуальним шаблоном, а не з копією трирічної давнини, яку хтось колись переслав у чаті.

Що варто зробити шаблонами в першу чергу. Рахунок і комерційна пропозиція — найчастіші документи в більшості компаній. Договір — наступний за пріоритетом, але складніший: у ньому зазвичай є умови, які змінюються від клієнта до клієнта, тож корисно передбачити варіанти або залишити місце для ручної частини.

Підводний камінь: якість даних. Автоматичний документ тягне те, що є в базі. Якщо поле «Назва юридичної особи» заповнене як «Ромашка» замість повного найменування, це потрапить у договір. Тому разом із шаблонами варто зробити ці поля обовʼязковими на етапі, коли угода переходить до підписання.

І ще одне: не намагайтесь автоматизувати документ, який ви складаєте двічі на рік. Витрати на шаблон окупаються там, де є потік. Почніть із того, що менеджери роблять щодня.

У Pipevale шаблони документів підставляють значення полів запису й угоди, включно з позиціями та підсумками, а готовий файл зберігається у вкладеннях угоди — його видно всій команді.