Задачі й нагадування: система, яка не дає забути про клієнта

Спитайте у менеджера, скільки клієнтів у нього зараз у роботі. Почуєте цифру. Тепер спитайте, коли він востаннє контактував із пʼятим за списком і що має зробити далі. Ось тут зазвичай пауза. Не тому що менеджер поганий — просто людська памʼять не тримає сорок паралельних історій.

Головне правило: у кожного активного клієнта завжди є наступний крок із датою. Не «треба буде якось звʼязатись», а «12 серпня подзвонити, дізнатись рішення щодо КП». Якщо наступного кроку немає — клієнт випав із роботи, навіть якщо формально числиться в базі.

Задача має бути конкретною. Порівняйте: «Ромашка» і «Подзвонити Петренку, узгодити терміни постачання на вересень». Перше нічого не каже вранці, коли задач двадцять — доводиться відкривати картку й згадувати контекст. Друге виконується одразу. Правило: у формулюванні мають бути дія і предмет.

Три типи нагадувань, які покривають майже все. Перший — ручна задача після кожного контакту: поговорив, домовився, поставив наступний крок. Другий — автоматичний: коли угода переходить на новий етап, система сама ставить типову задачу (надіслати договір, підготувати КП). Третій — контроль тиші: якщо з клієнтом не було контакту N днів, зʼявляється нагадування, навіть якщо задачу забули створити вручну.

Найважливіше — не накопичувати прострочене. Список із сорока прострочених задач перестає працювати: людина просто його не відкриває. Якщо задача не виконана вчасно — або переносьте з новою датою й причиною, або закривайте. Порожній список на кінець дня важливіший, ніж повний перелік добрих намірів.

Що дивитись керівнику. Не кількість виконаних задач — її легко накрутити. Дивіться на дві речі: клієнти без наступного кроку (дірка у процесі) і клієнти без контакту понад місяць (тихий відтік). Обидва списки будуються фільтром за пів хвилини і показують реальний стан справ краще за будь-який звіт про активність.

У Pipevale задачі привʼязуються до записів і угод, дії автоматизацій уміють створювати їх при зміні етапу, а сповіщення про дедлайни приходять у застосунок і на пошту.