Корпоративний телефон, з якого нічого не зникне
Що зробити, щоб після звільнення менеджера номер, акаунти й переписка з клієнтами лишились у компанії.
Це не налаштування в CRM, а порядок дій у компанії. Технічного способу «забрати переписку» не існує: месенджери привʼязані до номера, а номер — до того, на кого оформлений. Тому все вирішується до того, як менеджер почав працювати, а не в день звільнення.
Чотири кроки, і саме в цьому порядку
Симка оформлюється на компанію, не на людину
Корпоративний тариф у будь-якого оператора — договір із юрособою або ФОП. Номер лишається вашим незалежно від того, хто ним користується. Симку на імʼя менеджера повернути неможливо: оператор віддасть її власнику договору, тобто менеджеру.
Двоетапну перевірку в Telegram заводить керівник, не менеджер
Це найважливіший крок, і саме його зазвичай пропускають. Telegram дозволяє поставити хмарний пароль — і при вході з нового пристрою питає його ПІСЛЯ коду зі СМС. Якщо пароль завів менеджер, то після звільнення ви матимете симку й код, але не матимете доступу: Telegram попросить пароль, якого у вас немає. Відновлення в такому разі — лише через скидання акаунта, а це видаляє всю переписку.
Телефон — робочий, з робочим профілем
На Android увімкніть робочий профіль: месенджери з робочими акаунтами живуть окремо від особистих, і при поверненні пристрою профіль видаляється цілком, не чіпаючи особистого. Якщо пристрій особистий — месенджери мають бути в робочому профілі, інакше при звільненні ви просите людину «видалити наше з її телефона» і покладаєтесь на чесність.
Номер підключається в CRM, а не лишається тільки в телефоні
Переписка, що є лише на пристрої, зникає разом із пристроєм. Підключіть канал у Налаштування → Інтеграції: повідомлення падають в inbox CRM, привʼязуються до картки клієнта й лишаються у вас у будь-якому разі — навіть якщо телефон загублено.
Найчастіша й найдорожча помилка
Хмарний пароль Telegram заводить сам менеджер — «щоб було безпечніше». Після звільнення компанія має симку й отримує код зі СМС, але Telegram просить ще й пароль. Його не знає ніхто. Єдиний вихід — скидання акаунта, яке стирає всю переписку з клієнтами. Саме тому крок 2 стоїть раніше за видачу телефона, а не пізніше.
Чеклист видачі
☐ Номер і симка — у реєстрі компанії
Хто з менеджерів яким номером користується. Без цього через півроку ніхто не скаже, чий це номер у рахунку оператора.
☐ Хмарний пароль Telegram — у вашому менеджері паролів
Завів керівник (крок 2). Менеджеру його не повідомляють: для роботи він не потрібен, бо вхід уже виконано.
☐ Канал підключено в CRM, перевірено тестовим повідомленням
«Підключено» і «повідомлення доходять» — різні речі. Напишіть на робочий номер із власного й переконайтесь, що розмова зʼявилась в inbox.
☐ Менеджер знає, що переписка робоча й видима компанії
Це питання не технічне, а трудове: про запис і зберігання робочого листування людину попереджають заздалегідь, у письмовому вигляді.
Чеклист повернення
☐ Забрати симку в день звільнення
Не «на тижні». Доки симка в людини, вона отримує коди підтвердження для входу у ваші акаунти.
☐ Вийти з акаунтів на її пристрої при ній
Якщо телефон був особистий — вихід із месенджерів і видалення робочого профілю робиться при вас, а не «потім сам».
☐ Змінити хмарний пароль Telegram
Навіть якщо його заводив керівник: пароль міг стати відомим за час роботи.
☐ Передати розмови іншому менеджеру в CRM
Розмови вже в CRM (крок 4), тож достатньо перепризначити відповідального — клієнт не помітить зміни й не загубиться.
Крок 4 — те, що робить решту вартою зусиль
Доки переписка живе тільки в телефоні, вона залежить від пристрою й людини. Підключіть Telegram, Viber, WhatsApp чи Instagram до CRM — і розмови лишаються у вас разом з історією, задачами й угодами.